1-    رهبری و هدایت صحیح

ساعت­ها می­توان راجع به این مسئله بحث کرد و مطلب نوشت اما به طور خلاصه نتیجه­گیری درباره اینکه آیا یک چاپخانه به درستی راهبری و هدایت می­شود یا خیر در بررسی عملکرد و میزان بازدهی کارکنان آن مشخص می­گردد. یک مجموعه چاپی که به درستی هدایت و راهبری می­شود منظم است، در آن مقررات مجموعه اجرا می­شود، سرپرستان و کارگران به مدیر خود احترام می­گذارند، تمام تلاش خود را برای انجام دقیق خواسته­های او به کار می­گیرند و خودمحوری، تصمیمات شخصی و اعمال سلیقه­ها در آن جائی ندارد. البته مفهوم این نظم، مقررات و احترام با ترس و ایجاد فضای رعب و وحشت که در برخی مجموعه­ها حاکم است فاصله و تفاوت بسیار دارد. یک مدیر بابصیرت این مرزها را به خوبی می­شناسد و با قدرت تشخیص بالای خود می­تواند به طور مستقل درمورد اتفاقات و افراد قضاوت کند و نیازی به خبررسان ندارد. چنین مدیری همیشه بخشی از وقت خود را صرف امور اجرائی داخل سالن چاپ و تولید می­نماید و می­داند تنها سروکله زدن با ورقه­ها و کامپیوتر و آمار و ارقام همه مشکلات را حل نمی­کند.

بنابراین بهتر است مدیر بخشی از وقت خود را در سالن چاپ و صرف ارتباط و همفکری با سرپرستان و کارمندان و کارگران برای حل مشکلات کاری مجموعه نماید. در چاپخانه­های متوسط و کوچک لازم است که حتما مدیر در هنگام بروز مشکلات فنی، خرابی و تعمیر ماشین­آلات و تجهیزات مربوطه در سالن حضور داشته باشد و بر روند انجام پروسه­های چاپی نیز نظارت کلی داشته باشد. (تکرار می­کنم نظارت کلی به نحوی که در حضور سایر کارکنان مستقیما وارد حیطه وظایف مختص به سرپرستان نشود).

حتی ایرادی ندارد که در چنین چاپخانه­هائی مدیر مجموعه یا مدیر تولید بعضی روزها لباس کارگری بپوشد و مثل یک کارگر در سرویس دستگاهها کمک کند. این باعث می­­شود تا علاوه بر اینکه مدیر در جریان امور جاری در چاپخانه قرار می­گیرد و فضای حاکم بر آن را از نزدیک لمس می­کند بتواند پرسنل مستعد خویش را هم شناسائی کند و با آموزش­های فنی و ارتقای مهارت­های آنها موجبات پیشرفت افراد جایگزین را فراهم کند.

2-   برای کارکنان متعهدش ایجاد انگیزه و اعتبار نماید:

یک مدیر چاپخانه باید نحوه کارکرد پرسنل را از نظر آماری کاملا زیر نظر داشته باشد. تیراژ چاپی، رعایت کیفیت در کار و نگه­داری و سرویس مناسب ماشین­آلات در روز و ماه و سال. بررسی این گزارش­ها باید به طور منظم انجام شود. یک مدیر خوب باید برای کارکنانی که بازدهی بالائی ایجاد کرده­اند و وظایف خود را در تولید محصول با کیفیت چاپی به درستی انجام داده­اند و در عین حال سلامت ماشین­آلات را نیز حفظ کرده­اند ارزش و اعتبار قائل باشد و به طرق مختلف آنها را تشویق کند و حتی درصورت لزوم از مدیران بالادستی برای آنها تقاضای تشویق و پاداش کند. البته ذکر این نکته حائز اهمیت است که یک مدیر     نمی­تواند یک کارمند و کارگر بی­انگیزه را با اجبار و فشار باانگیزه کند. امروزه کارکنان در درجه اول این انگیزه را خودشان باید در وجودشان ایجاد نمایند و یک مدیر خوب تنها می­تواند آن را تقویت کند. ضمنا ذکر این نکته ضروری­تر است که یک مدیر ناتوان و ضعیف که کارکنان به توانائی­های مدیریتی و فنی و شخصیتی او اعتقاد ندارند، خود بزرگترین عامل بی­انگیزگی کارکنان مجموعه­اش خواهد بود.

3-  انگیزه و تعهد:

به عنوان یک مالک چاپخانه یا مدیر اجرائی یا مدیر تولید در صنعت چاپ ابتدا باید خود باور داشته باشد که این همان صنعتی است که به آن علاقه­مند است و می­خواهد در آن جایگاهی داشته باشد و ماندگار شود. برخی مقایسه­های غیر حرفه­ای بین این صنعت با کسب و کارهای دیگر از نظر میزان سوددهی و برخی شرایط سخت و آسان دیگر کمکی به حل مشکلات آن، برون رفت از بحران­ها و پیشرفت مجموعه ­ها نخواهد کرد. البته انگیزه، علاقه­مندی و تفکر حرفه­ای اگرچه شرط اول است اما به تنهائی کافی نخواهد بود. زیرا مدیریت یک مجموعه چاپی نیاز به فداکاری و صبر و استقامت زیادی دارد. بنابراین اگر واقع­بین باشیم باید بگوئیم که هرکسی توانائی مدیریت در مجموعه­های چاپی را نخواهد داشت زیرا این کاری نیست که بتوانید با چند دقیقه دیرآمدن و زود رفتن از ساعت 9 صبح تا 4 بعدازظهر همه چیز را سامان دهید.

این کار مثل حرفه نیروهای امدادی مسئولیتی سنگین دارد و دغدغه ذهنی و مشغله تمام وقت مدیر مجموعه خواهد بود که انرژی زیادی را می­طلبد. تعهد و فداکاری در چنین مسئولیتی ضروری است. البته اگر شما به عنوان مدیر مجموعه خود جزو کارمندان مجموعه محسوب می­شوید می­بایستی هزینه این انرژی، وقت و فداکاری که به خرج می­دهید هم به شما پرداخت شود!

4-   درک مناسب از پروسه چاپ:

طبیعتا کسی که مسئولیت مدیریت چاپخانه­ای را به عهده می­گیرد باید درمورد فرآیند چاپ در مجموعه تحت نظرش، نحوه کارکرد دستگاهها و توانائی خروجی آنها، کنترل کیفیت در فرآیند چاپ و محصول چاپی اطلاعات کافی داشته باشد تا در هنگام نیاز بتواند با مشورت کارمندان و سرپرستان برای مشکلات فنی بوجود آمده در طی پروسه انجام کار چاره­اندیشی کند. مدیری که دانش فنی کافی در زمینه فعالیت تخصصی چاپخانه­اش ندارد نمی­تواند تصمیم گیرنده خوبی باشد. (این امر خصوصا درمورد چاپخانه­های کوچک و متوسط اهمیت فراوان دارد)

5-   آموزش مداوم برای خود و پرسنلش را جدی بگیرد:

در دنیای امروز نیاز به آموزش­های مداوم یک ضرورت است. تغییرات خیلی سریع اتفاق می­افتد و   تکنولوژی­های جدید که بازار و کسب و کار را متحول می­کنند به سرعت پیشرفت می­کنند. اگر هزینه آموزش را امروز پرداخت کنید خیلی بهتر از فرداست. یک مدیر موفق همیشه از زمان جلوتر است و به موقعیت­های کاری و مسائل و مشکلاتی که احتمالا در آینده سد راه او و مجموعه­اش قرار خواهد گرفت و به خوبی باور دارد که اگر چه آموزش هزینه­بر است اما سود دوچندان آن با کاهش هزینه­ها و افزایش کیفیت و بازدهی در آینده نزدیک به مجموعه باز می­گردد.

البته وقتی صحبت از آموزش می­کنیم فقط منظورمان کارگران نیستند. همه سرپرستان، کارمندان و خود مدیران مجموعه هم نباید از آموزش غافل باشند. یک مدیر چاپخانه باید مطالعه داشته باشد و همیشه آماده یادگیری چیزهای جدید حتی از کارکنان تحت مدیریتش باشد. او باید تلاش کند که مهارت­ها و دانش خود را به طور همزمان با کارکنانش افزایش دهد.

6-   ارتباط کلامی موثر:

یک مدیر باید بتواند از طریق صحبت کردن با دیگران ارتباطی قوی برقرار کند. این مسئله بسیار مهم است که شما بتوانید با همکاران، مشتریان، مدیران ارشد و سایر اطرافیان ارتباط کلامی مداوم و سالمی داشته باشید. این ارتباط مداوم کلامی از طریق جلسات مفید و حتی کوتاه و مختصر و غیر رسمی می­تواند جلوی بروز بسیاری از مشکلات را بگیرد و بسیاری از مشکلات بوجود آمده را قبل از اینکه به نتایج زیانباری منتهی شود حل و فصل کند. خصوصا اگر مدیریت یک چاپخانه یا مدیر تولید نتواند با مدیران بالادستی خود ارتباط کلامی صحیح و پیگیری برقرار کند باید منتظر باشد تا نتایج حاصل از آن را در عملکرد سرپرستان و کارمندان و کارگران خود ببیند و این یعنی علامت خطر. همچنین در ارتباط با پرسنلش هم باید   درخواست­هایش را کاملا روشن و واضح مطرح کند و برای آنها به طور دقیق مشخص کند که چه چیزی قابل قبول و چه چیزی غیر قابل قبول است و نتایج عملکرد آنها را هم پیگیری و بررسی کند. یک مدیر واقعی هیچ وقت به خاطر اینکه کارکنان کاری را مطابق استاندارد مجموعه یا کیفیت مورد نظر او انجام نداده­اند خودخوری نمی­کند و عصبی نمی­شود او درخواست­های خود را به طور روشن و منطقی با کارکنانش مطرح می­کند و در عین حال که انعطاف­پذیر است منفعل نیست و چشمان خود را به روی خطاها،        بی­مسئولیتی­ها، تنبلی­ها و رفتارهای نامناسب و خارج از برنامه و خودسرانه و خودمحورانه نمی­بندد.